Er is een vertrouwenspersoon. Waarom belt niemand?

De regeling is op orde. Er is een vertrouwenspersoon, zijn naam staat op het intranet en zijn telefoonnummer hangt in de kantine. Het jaarverslag is kort: geen of nauwelijks meldingen. Dat voelt geruststellend. Maar betekent stilte dat er niets speelt?

Wat er speelt, en wat er gemeld wordt

Dat zijn twee heel verschillende dingen. SKB combineerde medewerkersonderzoek uit 2016 tot en met 2020, onder bijna 67.000 medewerkers van ruim 230 organisaties. Een op de acht medewerkers maakte ongewenst gedrag mee van collega's of leidinggevenden. Van hen vertelde ruim een kwart het aan de leidinggevende, en stapte maar 13 procent naar een vertrouwenspersoon. En van wie wél naar de vertrouwenspersoon ging, deed het overgrote deel geen officiële melding.

maken het mee100

vertellen het aan de leidinggevende27

stappen naar de vertrouwenspersoon13

doen een officiële meldingnog minder

Bron: SKB, medewerkersonderzoek 2016–2020, bijna 67.000 respondenten. Het precieze aantal officiële meldingen is niet gepubliceerd.

Het aantal meldingen zegt dus weinig over wat er werkelijk gebeurt. Een jaarverslag met weinig meldingen kan betekenen dat het goed gaat. Het kan ook betekenen dat de drempel hoog is.

Ook bekendheid speelt mee. Volgens de toelichting bij het wetsvoorstel voor een verplichte vertrouwenspersoon wist in 2018 een kwart van de werknemers niet eens of ze een vertrouwenspersoon konden raadplegen.

Waarom is de drempel zo hoog?

Omdat de vertrouwenspersoon meestal is ingericht als een aparte route: een maatregel die klaarstaat voor als het echt mis is. Dat lijkt helder, maar het legt twee lastige vragen bij de medewerker. Is dit erg genoeg? En hoort dit wel bij de vertrouwenspersoon?

• Twijfel of het erg genoeg is. Een opmerking, een grap, een sfeer: het is lastig te benoemen. Dus wacht iemand af tot het duidelijker is. Of tot het niet meer gaat.
• Twijfel of het daar thuishoort. Is dit ongewenst gedrag, of gewoon een botsing? Een zaak voor de leidinggevende, HR of de vertrouwenspersoon? Wie het niet weet, doet vaak niets.
• Contact voelt als een besluit. Wie belt, heeft het gevoel dat er iets in gang wordt gezet, ook al is dat niet zo.
• De vertrouwenspersoon is een onbekende. Je belt niet makkelijk iemand die je nooit hebt gezien, over iets wat je moeilijk vindt.
• Twijfel over vertrouwelijkheid. De toelichting bij het wetsvoorstel noemt dat vertrouwenspersonen soms onder druk worden gezet door directie of leidinggevende. Medewerkers voelen dat aan.

Is het erg genoeg om de vertrouwenspersoon te bellen? Dat hoeft de medewerker niet zelf te bepalen.

Is dit iets voor de vertrouwenspersoon?

Een bekende vertrouwenspersoon en een heldere route zijn belangrijk. Maar medewerkers hebben vooral houvast nodig over wánneer iets een punt is. Deze vragen helpen daarbij:

• Voel je je onprettig, onveilig of klein gemaakt door hoe iemand met je omgaat?
• Gebeurt het vaker, of blijf je erover piekeren?
• Vind je het lastig om het met je leidinggevende te bespreken, of gaat het juist over je leidinggevende?
• Zie je het bij een collega gebeuren en weet je niet wat je moet doen?
• Twijfel je of het ‘erg genoeg’ is?

Is het antwoord op een van deze vragen ja? Dan is het een punt om met de vertrouwenspersoon te bespreken. Er hoeft niets in gang gezet te worden: de vertrouwenspersoon luistert, legt uit wat je mogelijkheden zijn, en jij beslist wat je ermee doet.

En hoort het er toch niet thuis, omdat het bijvoorbeeld gaat over werkdruk of een zakelijk meningsverschil? Ook dan helpt de vertrouwenspersoon je verder. Doorverwijzen naar de juiste plek, zoals de bedrijfsarts of een mediator, hoort bij zijn taak.

Wat neemt de drempel wel weg?

Meer posters of een duidelijkere regeling lossen dit niet op. De drempel verdwijnt pas als contact met de vertrouwenspersoon geen aparte, grote stap meer is.

• Geef houvast. Vertel medewerkers niet alleen wíé de vertrouwenspersoon is, maar ook wánneer ze hem kunnen bellen. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de vragen hierboven.
• Maak twijfel genoeg. Zeg en herhaal dat je ook mag bellen met een vraag, een gevoel of om te sparren. Er hoeft geen incident te zijn.
• Maak de vertrouwenspersoon een bekend gezicht. Laat hem zich voorstellen, in het overleg, bij nieuwe medewerkers, niet alleen op papier.
• Wacht niet tot iemand zich meldt. Zorg voor regelmatige, laagdrempelige momenten waarop mensen gevraagd wordt hoe het gaat, zodat aangeven dat iets niet goed zit gewoon wordt in plaats van uitzonderlijk.
• Borg de onafhankelijkheid. Een vertrouwenspersoon die buiten de lijn en de organisatie staat, maakt vertrouwelijkheid geloofwaardiger.
• Laat zien dat signalen iets opleveren. Vertel, geanonimiseerd, wat er met de signalen van de vertrouwenspersoon is gedaan.